Confidențialitate

Cine suntem (operatorul de date)

Sensai Coaching este un proiect al Online Presence Builder SRL (CUI 35799807, J17/450/2016, Galați), coordonat de Gabriel Ursan. Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie-ne la salut@sensaicoaching.ro. Răspundem în cel mult o lună, de obicei mult mai repede.

Ce date colectăm și când

Instrumentele gratuite (Testul de sens, Roata Vieții): răspunsurile se calculează în browserul tău și nu ajung la noi. Doar dacă alegi tu, la final, ne poți lăsa emailul (și opțional WhatsApp) ca să primești seria de exerciții.

Programarea unei sesiuni: numele, emailul, opțional telefonul, plus detaliile programării (coach, tip de sesiune, data, ora, online sau în persoană).

Acordul de coaching: când îl accepți prin bifă, stocăm data, ora, adresa IP, browserul folosit și versiunea exactă a documentului. E dovada acordului, pentru amândoi.

Notițele coachului: după fiecare sesiune, coachul își notează observații de lucru (obiectivul tău, temele discutate, angajamentele luate). Sunt note profesionale, scrise cu respect, fără limbaj clinic și fără diagnostice, pentru că nu facem terapie. Ele sunt date personale ale tale: nu apar nicăieri public, le vede doar coachul tău, dar dacă ne ceri acces la datele tale ți le comunicăm și pe ele.

Fișa sesiunii, obiectivele și progresul tău: dacă lucrați cu fișe și obiective, stocăm conținutul fișelor pe care coachul le publică pentru tine, obiectivele stabilite împreună, acțiunile asumate și check-inurile tale de progres. Le vezi în contul tău; orice modificare importantă a unui obiectiv lasă urmă, ca să nu se schimbe nimic pe ascuns.

Un ajutor de la AI, sub controlul coachului: pentru a scrie fișa mai repede și mai bine, coachul poate procesa notițele sau transcrierea sesiunii cu un serviciu de inteligență artificială (Anthropic, prin API). Coachul își poate și dicta vocal notițele imediat după sesiune; înregistrarea e transformată în text de un serviciu de transcriere (OpenAI, prin API) și nu se stochează la noi: doar trece spre transcriere. E un instrument de lucru al coachului: rezultatul e doar o propunere, pe care coachul o verifică și o editează înainte să ajungă ceva la tine. Textul trimis e minimizat (fără email sau telefon), stocat criptat la noi și șters automat în cel mult 14 zile; nici Anthropic, nici OpenAI nu folosesc datele pentru antrenarea modelelor. Dacă nu vrei asta, spune-i coachului tău și lucrează fără AI.

De ce și pe ce temei legal

• Programările, emailurile de confirmare și reminder, acordul de coaching și notițele din timpul relației: pentru a-ți oferi serviciul pe care l-ai cerut (executarea contractului, art. 6(1)(b) GDPR).
• Păstrarea dovezii acordului și a unui minim din evidențe după încheierea relației: interesul nostru legitim de a putea proba ce s-a întâmplat, dacă e vreodată nevoie (art. 6(1)(f)).
• Emailurile cu resurse și noutăți: doar cu consimțământul tău, pe care îl poți retrage oricând, din orice email (art. 6(1)(a)).

Cine ne ajută cu datele (împuterniciți)

Render (găzduirea aplicației și a bazei de date, în Frankfurt, Uniunea Europeană), Brevo (trimiterea emailurilor, tot în UE), Anthropic (procesarea AI descrisă mai sus; prelucrare în SUA, pe baza clauzelor contractuale standard din acordul de prelucrare) și OpenAI (transcrierea dictărilor vocale ale coachului; tot în SUA, pe aceleași clauze). Cu toți avem acorduri de prelucrare a datelor. Nu vindem și nu dăm datele tale nimănui pentru reclame.

Cât timp păstrăm datele

• Programările, acordul și dovada acceptării: 3 ani de la ultima interacțiune (termenul general de prescripție).
• Notițele coachului: cel mult 3 ani de la ultima sesiune, apoi le ștergem.
• Fișele publicate pentru tine: cel mult 3 ani de la sesiune; dacă îți ștergi contul, le ștergem odată cu el.
• Obiectivele, acțiunile și check-inurile tale: până îți ștergi contul sau cel mult 3 ani de la ultima interacțiune.
• Textul trimis către AI: criptat la noi și șters la decizia coachului sau automat în cel mult 14 zile; propunerile AI, cel mult 90 de zile. Înregistrările vocale dictate de coach nu se stochează deloc: trec doar spre transcriere.
• Jurnalul emailurilor trimise (tip, destinatar, status): 1 an.
• Emailul din lista de exerciții: până te dezabonezi sau ne ceri ștergerea.

Drepturile tale

Ai dreptul să ceri accesul la datele tale (inclusiv la notițele coachului despre sesiunile tale), corectarea, ștergerea, portabilitatea, restricționarea, să te opui prelucrării și să îți retragi consimțământul. Scrie-ne la salut@sensaicoaching.ro și rezolvăm. Sau, și mai simplu: din contul tău îți poți descărca singur datele (export JSON) și îți poți șterge contul, pe loc.

Un singur lucru, spus cinstit: la o cerere de ștergere, păstrăm totuși ce ne obligă legea să păstrăm (de exemplu dovada acordului, până la împlinirea prescripției). Îți spunem exact ce am șters și ce reținem, și de ce.

Dacă simți că nu am tratat ceva corect, ai dreptul să depui o plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal).

Cum protejăm datele

Conexiuni criptate, baza de date criptată în repaus, acces pe bază de rol, parole stocate doar ca hash și jurnal pentru operațiunile sensibile. Despre roluri, ca să fim exacți: administratorul platformei vede evidența programărilor tuturor coachilor (are nevoie, ca să coordoneze), dar notițele de sesiune le vede exclusiv coachul care le-a scris, nimeni altcineva.

Cum te dezabonezi

Fiecare email de la noi are link de dezabonare, iar la salut@sensaicoaching.ro poți scrie oricând. Fără întrebări.